Cách khắc phục khi gửi mail vào spam

Ở đây mình xin nói tóm lượt và đưa ra vài trường hợp điển hình để bạn dễ hình dung và phân tích cách nào hợp lý nhất cho tình trạng mà mail server của bạn gặp phải.

1. Đứng trên phương diện người dùng

Cách khắc phục khi gửi mail vào Spam

1.1 Sử dụng dịch vụ (Email hosting và Mail server tại nhà cung cấp dịch vụ)

Bạn mua dịch vụ mail server hoặc mail hosting nào đó của một công ty dịch vụ như là Gmail, vHost, Pavietnam … thì yêu cầu của bạn chỉ là đảm bảo việc gửi mail thông suốt từ các mail server với nhau và việc gửi mail phải vào inbox vì thường người dùng ít khi biết nhiều hơn như thế. Nhưng trong quá trình sử dụng đôi lúc bạn gửi mail vào Spam hoặc gửi mail không đi được thì bạn bắt đầu đổ lỗi cho nhà cung cấp dịch vụ, với những trường hợp này bạn là người bị động tuy nhiên bạn cần kiểm tra lại trước khi liên hệ với nhà cung cấp và bla bla lên. Bạn nên nhớ tiền của bạn không phải tất cả. Nếu bạn muốn đỗ lổi cho nhà cung cấp dịch vụ thì bạn cần thực hiện các bước sau để họ phải giải quyết cho bạn:
Bước 1: Kiểm tra IP mail server của bạn có liệt vào danh sách blacklist hay không -> nếu có chụp hình gửi họ và yêu cầu chuyển IP hoặc tìm cách giải quyết cho bạn.
Bước 2: Nếu IP đó không bị blacklist thì bạn tiếp tục kiểm tra tiếp xem domain của bạn có bảng ghi PTR hay không nếu không có thì bạn cần cấu hình trỏ PTR record (Xem cách cấu hình PTR record – mục 2)và kiểm tra lại việc gửi mail.
Bước 3: Nếu bạn đã có PTR record mà gửi mail vẫn vào Spam thì bạn tiếp tục kiểm tra xem domain của bạn có cấu hình SPF record hay không, nếu không thì bạn cấu hình vào (Xem cách cấu hình SPF record – mục 3) và kiểm tra lại việc gửi mail.
Bước 4: Sau khi bạn đã cấu hình SPF record mà việc gửi mail của bạn vân vào Spam thì bạn tiếp tục kiểm tra xem domain của bạn có cấu hình DKIM hay không, nếu chưa bạn cấu hình DKIM và kiểm tra lại việc gửi mail.
Bước 5: Nếu đã cấu hình DKIM mà vẫn không gửi mail vào Spam thì bạn nên xem lại nội dụng của Mail bạn xem thế nào và thử thay đổi nội dung và gửi lại xem như thế nào.
Bước 6: Nếu việc gửi mail của bạn vẫn vào Spam thì còn một trường hợp nữa đó là Range IP mà IP của bạn nằm trong range này bị blacklist. (Cách kiểm tra Blacklist range IP – Mục 9) Chụp hình lại và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ bạn.

1.2 Bạn sử dụng Mail server riêng

Ở trường hợp này thì Gần 90% là IP của bạn bị blacklist nặng và không thể yêu cầu gỡ bỏ blacklist nên thường để khắc phục bạn có những cách làm sau :
Bước 1: Kiểm tra lại toàn bộ các bước trên và kiểm tra lại việc gửi mail
Bước 2: Thay đổi IP cho server riêng của bạn
Bước 3: Sự dụng Email replay để gửi mail ra ngoài (Bạn có thể tham khảo Dịch tại đây Email replay)
Bước 4: Nếu bạn không tự thực hiện được thì có thể lên mạng tham khảo hoặc thuê đội ngũ kỹ thuật bên ngoài hỗ trợ bạn cấu hình để đảm bảo việc gửi mail của bạn thành công. (Xem dịch vụ tại đây : Dịch vụ quản trị)

 2. Đứng trên phương diện nhà cung cấp dịch vụ

cách khắc phục khi gửi mail vào spam

2.1 Đối với dịch vụ mail hosting và mail server

Đối với nhà cung cấp dịch vụ thì khi cung cấp email hosting hoặc email server thì họ đảm bảo cho bạn việc gửi mail đến đích có nghĩa là việc gửi mail thành công từ server A đến server B và ngược lại. Còn các việc còn lại thì bạn phải tự thực hiện. Đối với các trường hợp khách hàng phàn nàn thì họ sẽ có những cách sau :
Cách 1: Họ sẽ có những bài viết và gửi cho bạn với tình trạng mà bạn đang gặp phải, thường đối với cách này thì bạn phải làm từng bước và phải làm thật logic, nếu không chắc chắn thì sẽ ảnh hưởng đến hệ thống của bạn và dịch vụ bạn đang sử dụng.
Cách 2: Họ sẽ cấu hình cho bạn khi bạn lần đầu mua dịch vụ
Cách 3: Họ sẽ cấu hình cho bạn và bạn phải trả phí
Cách 4: Nếu trường hợp lỗi phát sinh từ hệ thống của họ thì thường bạn sẽ được hỗ trợ miễn phí, tuy nhiên bạn phải kiểm tra và đưa cho họ bằng chứng là lỗi xuất phát từ hệ thống của họ. Đây là cách làm việc thông minh để tránh mất thời gian cho cả đôi bên.

2.2 Sử dụng mail server riêng hoặc nhà cung cấp dịch vụ khác

Thường với những trường hợp này thì một là bạn nên chuyển về nhà cung cấp mới để được hưởng trọn quyền lợi của khách hàng tại công ty hoặc thuê đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ bạn là cách tốt nhất đương nhiên là trả phí. Hoặc bạn có thể sử dụng Dịch vụ email replay (Đảm bảo việc gửi mail vào inbox <95%) của bên thứ 3 thì bạn chỉ tốn thêm chi phí cho dịch vụ đó và lúc đó bên dịch vụ bạn mua sẽ hỗ trợ bạn cấu hình.
Với chủ đề này mong sẽ hỗ trợ được phần nào cách làm việc của nhà cung cấp dịch vụ và cách sử dụng dịch vụ cũng như cách trao đổi giữa 2 bên nhằm đạt được một kết quả tốt nhất. Nếu trong quá trình tham khảo nếu có khúc mắc nào bạn có thể phản hồi dưới để mình sẽ hỗ trợ bạn.